”Framgång är att lyckas med något och uppnå eller överträffa bestämda mål eller förväntningar.”
Långt ifrån alla projekt som drivs uppfyller inte dessa kriterier och kan därför inte kategoriseras som framgångsrika projekt. Genom åren har det samlats erfarenheter och nycklar som ökar sannolikheten att ett projekt blir framgångsrikt. Här följer 10 tips för att lyckas med ett projekt och uppnå framgång.
Att göra rätt prioriteringar är en grundförutsättning för att lyckas. Oavsett vilken model av constraints man använder (t.ex. kvalité vs tid vs scope vs budget) är det viktigt, framförallt under projektets tuffare eller mer kritiska perioder, att vad är viktigast att fokusera på är bestämt och tydligt kommunicerat till alla i projektet. Projektledare och styrgruppen ska alltid kunna prioritera i projektet enligt det ursprungliga beslutet.
För att lyckas över tid måste det vara kul att jobba i projektet. Att skapa en ”lätt” arbetsmiljö där projektmedlemmarna trivs kommer underlätta under hektiska perioder. Skapa er gemensam storie och se till att sätta små mål som belönas när de uppnås. Det är också viktigt att medlemmarna vågar agera, även om det innebär att de ”misslyckas och gör fel”. Skapa därför en förlåtande kultur där ni förminskar rädslan av att göra fel genom att dela ut roliga straff då någon begår ett misstag.
Projektledarens viktigaste roll är att driva projektet framåt, förankra det i organisationen och skydda teamet från extern påverkan som kan störa arbetet. En skicklig projektledare gör sig snabbt till en del av teamet och är inte rädd att kavla upp ärmarna då det behövs. Samtidigt som projektledaren förstår tekniken bakom projektet och därmed kan ställa rätt frågor är det viktigt att den lyssnar in och erkänner när andra har en bättre lösning.
Vi lyckas bäst när vi får jobba med sådan vi gillar och är bra på. Det innebär givetvis inte att vi inte måste ta ansvar och även jobba med andra måsten som ingår i projektet då det behövs. Men utgångspunkten i teamet skall ändå vara ”frihet under ansvar” och att du teammedlemmarna får prioritera sitt eget arbete i enighet med projektdirektivet.
Projektägarna har även de en viktig roll för att ett projekt skall nå framgång. Det är viktigt att alla i linjen vet vad som förväntas av dem, att alla förstår projektets behov och känner till vilken roll har man och vilka förväntningar finns på rollen. Styrgruppen å sin sida måste stötta projektet och ta nödvändiga beslut då det behövs för att eliminera flaskhalsar. En samverkan och ömsesidig förståelse mellan projektet och linjen är nödvändig för att inte skapa onödiga missförstånd som kan leda till att projektet drar ut på tiden.
Alla måsta vara väl införstådda med de olika faserna i projektet och veta vad som skall sägas till vem och när. Under projektet finns en rad olika kritiska faser som alla har en tidsatt deadline eller gate. För deltagarna i ett projekt måste det vara oerhört tydligt vart man är, vad som kommer näst, samt att alla involverade känner till sin roll och sitt ansvar genom de olika faserna.
All involverade måsta känna till vilket värde projektet har för kunden samt hur när och hur man kommunicerar med kunden. Leveransen skall bidra till att uppfylla kundens mål vilket gör att innehållet drivs med utgångspunkt i kundens mål och behov.
Att jobba med fokus på att kontinuerligt göra små förbättringar ger bättre kontroll än en ”big bang” förbättring. Det är lättare att mäta förbättringens påverkan och att kommunicera med kunden. Dessutom innebär oftast kontinuerliga förbättringar en bättre och effektivare användning av budgeten.
För att identifiera och förstå de avvikelser och problem som uppstår i projektet rekommenderas en rotorsaksanalys baserad på ”fem varför metodiken”. Genom metodiken undviker man ”paracetamol effekt” på symtomen. Det innebär också att man inte lappar och lagar på ytan för att upptäcka att problemet dyker upp någon annan stans. Genom en genuin rotorsaksanalys stabiliseras också lösningen då även andra problem kan upptäckas och elimineras.
Oavsett scope, tid eller budget är det relevant att använda checklistor i projektet baserad på tydliga frågor och checkpunkter samt vem som skall svara på dem. Att följa checklistor skapar ett strukturerat arbetssätt där man måste checka av och ställa en rad kritiska frågor inför en nästa fas eller gate. Alla projektmedlemmar deltar och förbättrar checklistan och då nya problem uppstår så skapar det också nya frågor att besvara. Ett tips är att börja fyrkantigt för att om möjligt bli lite mer flexibel med tiden då projektet rullar och projektteamet känner varandra lite mer.
